Quelques bonnes pratiques pour créer un fichier archivable, diffusable et valorisable :

• Format
• Taille du fichier
• Propriétés du fichier

En cas de problème ou pour toute question, vous pouvez vous adresser à : petille@support.univ-poitiers.fr

Format

Il existe plusieurs façons de former un fichier au format PDF 1.4 ou supérieur valide, nous vous en proposons une à partir de la solution libre OpenOffice 4.x ou LibreOffice 4.x, 5.x.

Pour générer un fichier conforme à la norme PDF/A directement depuis le traitement de texte :

• cliquez sur « Fichier », puis « Exporter au format PDF »,

• dans l’onglet « Général », cochez « PDF/A-1 »,

• enregistrez votre fichier sous la forme : NOM_Prénom_Année de soutenance.

Autre piste, l'ABES - Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur - a collecté des méthodes et des conseils techniques pour réaliser des fichiers conformes aux besoins liés à l'archivage pérenne sous la forme d'un cours en ligne.

Taille du fichier

Vous pouvez également réduire la taille de votre fichier pdf pour en faciliter le transfert et la consultation ultérieure :

Pensez à réduire la taille de vos images avant de les intégrer à votre fichier :

• choisir le bon format (gif, png ou jpeg),

• réduire la taille des images à celle qu'elles occuperont dans le document,

• compresser si nécessaire les images haute définition.

Deux tutoriels : utiliser Gimp, outil de manipulation d'images Open Source, pour gérer ses images (https://docs.gimp.org/fr/gimp-tutorial-quickies.html) et Bien optimiser vos images pour le web (une page d'un site d'agence québécois synthétique sur ces points importants)

Compresser votre PDF

Le logiciel PDF Creator offre plusieurs fonctions dont la possibilité de compresser automatiquement vos fichiers pdf à partir de n'importe quel programme. Il vous suffit pour cela de cliquer sur Imprimer > Choisir PDF Creator en tant qu'Imprimante > Propriétés > Avancé > Réduire la « Qualité de l'impression ».

Pensez à vérifier que votre PDF compressé est bien valide ! cf. Comment créer un fichier PDF valide pour le dépôt dans UPétille ? > Tester la validité de votre fichier PDF

Propriétés du fichier

Pour que votre travail soit mieux référencé par les moteurs de recherche, nous vous conseillons de remplir les propriétés de votre document dans votre outil de traitement de texte, avant de créer le fichier PDF. Par exemple, à partir de la solution libre OpenOffice 2.x, 3.x, 4.x ou LibreOffice 3.x, 4.x, 5.x :

Saisissez vos informations d'auteur :

• cliquez sur « Outils » > « Options... »,

• dans « Données d'identité », indiquez vos prénom et nom,

• sous Libre Office, vérifiez que la case « Utiliser les données dans les propriétés du document » est cochée,

• cliquez sur « OK » pour enregistrer les changements.

Vérifiez que vos informations d'auteur ont bien été intégrées aux propriétés du document :

• cliquez sur « Fichier », puis « Propriétés »,

• dans l’onglet « Général », le champ « Créé » doit mentionner votre nom,

• si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton « Réinitialiser » en bas de fenêtre ; votre nom doit maintenant apparaître.

Saisissez les éléments descriptifs de votre travail :

• cliquez sur « Fichier », puis « Propriétés » ;

• dans l’onglet « Description », remplissez les champs « Titre » avec le titre de votre travail, « Sujet » avec le résumé de votre travail et « Mots-clés » avec vos mots-clés ;

• si vous avez ces informations dans plusieurs langues, vous pouvez ajouter les traductions dans les champs « Sujet » et « Mots-clés » ;

• cliquez sur « OK » pour enregistrer les changements apportés ;

• puis enregistrez votre fichier.

Quand vous aurez créé la version PDF de votre fichier, vérifiez dans les propriétés du PDF que les propriétés du traitement de texte ont bien été récupérées.